Captar datos con formularios online

Un despacho “online” permite generar todos aquellos automatismos necesarios para ahorrar tiempo y dinero. 

Objetivo: Conseguir más tiempo libre

En los expedientes de los clientes de un despacho de abogados, se diferencian normalmente cuatro fases:

  1. La visita. Importante para captar o desechar el asunto
  2. La recopilación de la información. Esencial para para obtener un buen  resultado del encargo
  3. La ejecución del trabajo. En este apartado es relevante la atención que se le pueda dar al cliente
  4. Gestión del resultado de la ejecución del trabajo.

Todas estas fases, según como se trabajen, afectan a la rentabilidad de las horas que inviertes como abogado en el asunto (variables precio/hora). Si como abogado recopilas mal la información vas a tardar más tiempo en realizar el trabajo. Y si tardas más tiempo en realizar el encargo más descontento se queda el cliente con la posibilidad de que lo puedas perder. Al final lo que buscas es hacer en el menor tiempo posible un trabajo para poder atender a otro cliente e incrementar tu facturación. O simplemente tomarte una siesta cuando te apetezca o salir a mejorar tu zancada para bajar tu tiempo en el maratón.

Formas de recoger la información

Partiremos con el ejemplo de la presentación de la declaración de la renta. Exageramos un poco el contenido para denotar las diferencias existentes entre un proceso de recogida de datos tradicional/offline con otro un poco más automatizado/online.

OFF LINE

Paso 1.-Acceso a la base de datos del despacho

Paso 2.Llamada telefónica: “Hola Fulanito que tal estás, soy Menganito y te llamaba para quedar un dia y que me traigas los papeles para tu declaración de la renta.

Paso 3.Visita con el cliente con entrega de documentación al día siguiente (como muy pronto)

Paso 4.-Revisión de la documentación. Si está incompleta se pide nuevamente.

Paso 5.-Realización de la declaración y posterior presentación

Paso 6.Visita. Entrega en mano de la documentación al cliente

ONLINE

Paso 1.-Acceso a la base de datos del despacho.

Paso 2.-Preparación del formulario para recopilar la información. Envío y respuesta por mail

Paso 3.-Revisión de la documentación. Si está incompleta se pide nuevamente

Paso 4.-Realización de la declaración en base a los datos solicitados y posterior presentación.

Paso 5.-Envío de la documentación al cliente por mail

Diferencias: Mayor esfuerzo invertido por el profesional del despacho y mayor esfuerzo requerido al cliente

OFF LINE

1.- Cliente se desplaza un mínimo de 2 veces a nuestra oficina.

2.-El profesional del despacho tiene que invertir más tiemp. a- en la realización de la declaración de la renta y b-las visitas con el cliente de entrega y recogida de la documentación

3.-Escaneo y archivo físico de la documentación recibida y entregada al cliente.

ONLINE

1.-El cliente no se tiene que desplazar a nuestra oficina

2.-El profesional del despacho invierte 100% del tiempo en la prestación del servicio

3.-Archivo digital de las datos suministrados por el cliente a través de formulario

Conclusión: Pérdida de productividad unida a un descontento del cliente en la modalidad off line.

Opciones. Un simple formulario

Al final lo que se trata es de ahorrar tiempo y con ello ganar dinero. Tenemos a nuestra alcance un sinfín de herramientas online muy simples (no son ni drones ni robots)  que nos permiten, gratis y en pocos pasos, tener automatismos para obtener datos suficientes para poder ejecutar el encargo de nuestro cliente de una forma más eficaz.

Uno de ellos es crear en 5 minutos un simple formulario mediante Google Forms. Recopilas la información del cliente sin que este se tenga que desplazar. Como es el caso lo puedes hacer para la renta, pero también para llegar a colectivos como los afectados por la cláusula suelo, para encuestas de satisfacción etc etc… y una vez hecho lo puedes reutilizar tantas veces como creas necesario.

En Abogado Legal Online iremos informando en posteriores posts de todas las herramientas online que puedan ayudar a los despachos profesionales a optimizar uno de sus recursos principales: el tiempo

ONLINE AHORRA TIEMPO Y DINERO

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *